Ter os documentos arquivados eletronicamente traz enormes vantagens, mas é preciso organização e um bom sistema de busca.
Guardar e localizar documentos deixou de ser um problema. Hoje, as empresas e os usuários contam com boas condições técnicas para superar gargalos e contratempos – o custo de armazenamento caiu drasticamente, grande parte das informações e documentos já nascem de forma digital e os atuais scanners e equipamentos multifuncionais (que reúnem impressora e scanner) permitem que a informação passe a seguir o caminho inverso, do papel ao eletrônico.
Para alguns negócios, principalmente em empresas surgidas na "economia digital", essa modernização é uma questão de sobrevivência. "Trabalhamos em um escritório de 12 m², não contamos com funcionários e em nossas margens não cabem despesas com correio, suprimentos ou custos cartoriais. Sem recursos como e-mail, nota fiscal eletrônica, certificado digital e impressora virtual, a alternativa seria encerrar nossas atividades", afirma Ana Rezende de Souza, titular de uma "nanoempresa" (como ela mesma define) de processamento de arquivos.
No outro extremo, entre as companhias tradicionais, resolver os gargalos com a manipulação da papelada representa uma redução enorme de custos de logística e, em vários casos, uma grande melhoria na qualidade das operações. No varejo, por exemplo, verifica-se hoje um amplo movimento para substituir as fotocópias pela digitalização dos documentos necessários à concessão de crédito. "Na região Norte, os documentos levavam até oito dias para chegar por malote à central, em São Paulo, e caso houvessem erros, gastava-se mais tempo ainda", diz José Antônio Galves Junior, coordenador de suporte das Lojas Marisa, que há dois anos faz a captura digital para CDC e agora estende essa abordagem às áreas administrativas. "Em 2009, esperamos processar cerca de 10 milhões de imagens", estima.
No caso da Rodoviário Schio, especializada em transporte para grandes indústrias dos ramos alimentício e farmacêutico, a digitalização e circulação eletrônica tiveram um efeito direto no fluxo de caixa. "Se um cliente com matriz em Curitiba mandasse uma carga para Recife, o comprovante ia para a filial da Schio em Pernambuco, seguia por malote para São Paulo e era encaminhado ao cliente junto à fatura. Hoje, o documento digitalizado chega a São Paulo em 30 segundos e pode ser imediatamente enviado ao cliente", compara Alceu Oss Emer, diretor financeiro da transportadora. "Nossos clientes não têm problemas com fluxo de caixa. Não há, portanto, impacto em antecipar os pagamentos. O que eles têm como prioridade é um controle rígido da documentação", constata.
Prejuízos evitáveis - Na era da informação digital, lidar com a documentação e informações externas aos sistemas empresariais ainda é um grande desafio para os administradores. O problema é semelhante ao que ocorre na vida pessoal: muitas vezes acabamos pagando uma multa injusta, ou perdemos uma vantagem legítima porque não encontramos o documento que comprove as informações registradas disciplinadamente em nossa planilha.
E esse tipo de prejuízo também ocorre nas corporações, de forma proporcional aos valores envolvidos. Por exemplo, em uma multinacional brasileira, o primeiro piloto de um projeto de ECM (gestão de conteúdo empresarial) permitiu a localização de 128 mil itens, o que representou a reversão de R$ 1,3 milhão de provisionamento para eventuais perdas (indenizações trabalhistas, multas etc.). Essa quantia foi para R$ 5,6 milhões no ano seguinte.
Há até poucos anos, antes do advento das ferramentas de busca, os problemas com as informações não estruturadas não se restringiam às pastas físicas, gavetas e armários cheios de papel. Várias versões, muitas vezes redundantes ou divergentes, de textos, planilhas e outros arquivos transformavam os discos em verdadeiros "sumidores" de informação. "Quando converso com um cliente ou com meu contador e eles dizem que têm de consultar alguma nota, comprovante ou boleto, antes que eles terminem a próxima frase já tenho o documento em minha tela. Basta digitar alguma referência no meu Google Desktop", conta Ana de Souza. "Usar arquivos PDF e uma ferramenta de busca passa ser uma combinação poderosa", concorda Fernando Gonçalves, engenheiro de aplicações da Adobe Brasil. "Antes, tinha de organizar minha caixa de e-mail em várias pastas para conseguir achar alguma coisa. Hoje, recupero tudo por meio do buscador".
No caso de comprovantes de transações por internet banking, operações feitas no site da Receita ou emissão de notas fiscais eletrônicas, por exemplo, a "impressão virtual" já gera um arquivo eletrônico, facilmente indexado. Para os documentos originalmente em papel, há duas alternativas: utilizar os recursos de OCR (que transforma o impresso em arquivos de texto) e aplicar metadados (descrição do conteúdo) à imagem digitalizada. Essas abordagens não são excludentes, e sim complementares.
Ainda que se tenha de guardar o original em papel, a digitalização de documentos já acelera muito a solução na maioria das situações. "Se em um litígio é apresentada uma cópia de um comprovante de pagamento, normalmente a outra parte recua, pois sabe que aquilo pode ser ratificado pela instituição financeira.
Aí se passa a discutir o mérito da cobrança", exemplifica Carlos Coscarelli, assessor-chefe da Fundação Procon-SP. "Se um consumidor repudia determinado pagamento com cartão de crédito, cuja comprovação depende de um papel assinado, a entrega de uma cópia digitalizada costuma ser uma prova satisfatória para a administradora", complementa Alexsander Martins dos Santos, gerente de sistemas da PBKids Brinquedos.
PDF é padrão para documentos
Mesmo com todas as vantagens da informatização e com todos os desgastes causados pela manipulação e gerenciamento da papelada, as resistências às mudanças não podem ser atribuídas simplesmente ao conservadorismo. "Além das questões de validade legal, há aspectos técnicos que devem ser considerados. Temos registros em papel que datam de 200 anos. Em contrapartida, um arquivo produzido há 25 anos pode não ser mais legível, se tiver sido feito em um software descontinuado e gravado em um disquete de 5¼ ", pondera o juiz Cláudio Augusto Pedrassi, assessor para Tecnologia da Informação do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP).
Um passo decisivo para resolver a questão de longevidade e portabilidade dos documentos – que viabiliza, inclusive, a informatização da Justiça – foi a definição, em 1994, do padrão PDF (formato portátil de documentos). A proposta inicial da Adobe, criadora do PDF, era permitir que os arquivos pudessem ser visualizados, em qualquer plataforma, como se fossem documentos impressos. Posteriormente, as especificações foram abertas e adotadas como um padrão legal pela ISO.
"Um dos objetivos do comitê da ISO foi colocar as especificações na mão de um único programador, para que ele desenvolvesse um visualizador", lembra Luís Maian, gerente de canais da Adobe Brasil. Isso significa que, mesmo que o Adobe Acrobat Reader seja o leitor de PDF mais popular, na prática a permanência do padrão independe da empresa.
Para a visualização dos arquivos em PDF, a Adobe disponibiliza gratuitamente o Reader. Já a geração desses arquivos pode ser feita com a linha Acrobat, cujas licenças custam entre US$ 433 e US$ 988. Todavia, há uma série de aplicativos gratuitos para geração de PDF, como o OpenOffice. (V.C.)
De graça na internet
O mercado oferece várias opções em geradores de documentos no formato PDF. Conheça a seguir algumas que podem ser baixadas gratuitamente na web:
PDF995
Fácil e rápido, o único inconveniente da versão gratuita é a exibição de anúncios quando o usuário está online. A empresa oferece ainda outros aplicativos para agrupamento, assinatura e edição de PDFs.
www.software995.com/
PrimoPDF
Além da função de impressora virtual, o PrimoPDF também permite otimizar os arquivos PDF para impressão a laser ou visualização na tela.
www.brothersoft.com/primopdf-download-26145.html
PDFCreator
Um dos mais populares geradores de PDF freeware do mercado, o aplicativo é um dos poucos com versão em português, mas de Portugal.
www-pdfcreator.com/
http://pdfcreator.pt.malavida.com/mvdwn/471-windows
CutePDF
Trata-se de um freeware desenvolvido exclusivamente para uso pessoal, sem versão comercial para empresas.
www.cutepdf.com.
